Lorsqu’on crée son entreprise, il est parfois difficile de bien s’organiser et de planifier ses tâches correctement. Nous allons vous proposer quelques trucs et astuces pour vous permettre de bien planifier vos priorités et gérer votre agenda.
Pourquoi est-il important de bien planifier ses tâches et de s’organiser ?
Lorsque vous êtes indépendant et seul maître à bord de votre activité, vous devez jongler entre plusieurs tâches importantes : la prospection, l’établissement de vos offres ou bons de commande, le suivi avec vos fournisseurs, le suivi avec votre comptable et/ou votre secrétariat social, l’envoi des factures, le suivi des paiements et vous devez bien évidemment prester chez vos clients. Il est donc essentiel de bien s’organiser afin de gérer au mieux ces tâches et de vous dégager suffisamment de temps pour chacune d’entre elles.
Comment définir ses priorités ?
Le plus important est de noter toutes les tâches que vous avez à établir au fur et à mesure que vous avez une demande ou une idée (sur votre ordinateur, un post-it, une feuille, …).
Ensuite il faudra les planifier et les prioritiser.
Comment faire :
Vous devez d’abord définir quelles sont les tâches urgentes, importantes, non urgentes et non importantes. Pour ce faire n’hésitez pas à vous référer à la matrice d’Eisenhower qui vous aidera à classer les tâches en 4 catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner
Une fois que vous avez classé toutes vos missions dans l’une de ces catégories vous aurez une idée plus claire du temps que vous devrez allouer à chaque tâche. N’hésitez pas à indiquer également le nombre d’heures que ces missions vont vous prendre. De ce fait, vous saurez plus facilement quel bloc horaire lui laisser
Finalement, planifier dans votre agenda ces différentes actions. Reprenez en premier lieu les tâches urgentes et importantes, ensuite les tâches à déléguer. Mettez dans votre carnet à idées les tâches à abandonner. Pourquoi ? Elles vous seront peut-être utiles dans un avenir proche ou lointain.
Astuces : Imprimez cette matrice en taille A3 voire A2. Vous pourrez ensuite y coller sous forme de post-it les différentes tâches à effectuer.
Le conseil de Loraine Hauert Gestionnaire administrative :
Il est très important d’être méthodique et organisé dans son activité afin de ne pas se laisser déborder et de ne pas avoir le sentiment de ne pas s’en sortir et d’avoir une montagne de choses en attente.
N’hésitez pas à vous aider des outils qui sont déjà mis en place (Outlook, Notion, Trello, Google Agenda,… ) pour organiser votre temps de travail. Personnellement je planifie toutes mes tâches dans mon Outlook ce qui me permet d’avoir une vision claire de mon travail pour les jours ou semaines à venir. De plus, je n’hésite pas à noter les petites choses auxquelles je dois penser (exemple : planifier un rendez-vous dans plusieurs mois) dans mon agenda, ce qui me permet de me libérer de la charge mentale.
N’oubliez pas de laisser des plages vides également afin de pouvoir planifier des tâches urgentes et importantes qui s’ajouteraient en dernière minute à votre agenda.
Indiquez aussi si telle ou telle journée est dédiée à un endroit (exemple : télétravail) ou à une mission (journée prospection).
Pensez également à vous accorder des pauses plaisir, personne n’est productif à 100% toutes les heures. Ne pas prendre de pauses n’est pas une bonne stratégie. Accordez-vous des moments de plaisir pour permettre à votre cerveau tout aussi bien qu’à votre corps de récupérer.
Trouver un équilibre entre vie privée et vie professionnelle est primordial, mettre du temps pour aller récupérer son enfant à l’école, faire une heure de sport sur le temps de midi (et tenez-vous-y) ou encore aller rendre visite à un proche est quelque chose d’essentiel dans cette équilibre de vie.
Conclusion :
Si vous voulez être efficace, soyez organisé. Au plus vos missions et tâches seront clairement définies et planifiées au plus vous gagnerez en temps et en énergie. Vous pourrez vous consacrer pleinement au développement et à la pérennisation de votre entreprise.
« La plus couteuse des dépenses, c’est la perte de temps » Théophraste
Si l’organisation n’est vraiment pas votre fort, faites-vous accompagner par une indépendant qui travaille dans l’aide administrative. Avec son expertise, un secrétaire indépendant pourra plus facilement suivre vos dossiers clients/fournisseurs et prioriser au mieux vos rendez-vous, ce qui augmentera également votre expérience client.
Plusieurs porteurs de projets ont développé cette activité chez Azimut, n’hésitez pas à nous contacter pour les rencontrer et pour discuter des avantages d’utiliser leurs services.
Vous souhaitez plus d’informations sur ces indépendants ou vous aimeriez vous faire accompagner pour améliorer la priorisation de vos tâches, alors n’hésitez pas à faire appel à nous en vous inscrivant à une séance d’information collective : https://www.azimut-entreprendre.be/